进博会作为一年中重要的国际展会，媒体传播或媒体曝光已成为贯穿整个展会项目的运作。从展前网站的推广、新闻的发布等，到展中媒体报道，再到展后媒体持续报道的过程，可以说媒体工作是展会工作中重要的环节。

展前媒体准备共组很重要

展前的媒体邀约看似比较简单，但是展会前要做的工作也是比较多的，一般要统计好需要采访多少家企业；他们展位号是多少；采访的人是谁；什么职位；重要是采访的内容设计；除此之外，采访顺序安排，能来的媒体有多少家，每个媒体的任务是什么等等。面对这些事，你还要对采访的任务做一个综合的衡量。经验告诉我：

第一：一般采访时间集中在前几天的时间，因为快结束的时候参展嘉宾会减少。

第二：第一天早上不建议做采访企业安排，因除开幕式还有各种论坛，以本次展会为例，共有25家企业需要采访（有些企业特殊要求，需要同时5-6家权威媒体前去采访），还有部分临时加的，表面上任务不重，但实际上存在各种问题，展商分布在各个馆，各论坛分布在不同的地方，加之很多论坛同时举行，在媒体资源有限的情况下，需要短时间做这么多采访，真的很难！

做过媒体组织的人都知道，媒体记者是不可控制的，一般编辑记者过一趟就离开了，这是很考验组织人的应变能力。本次展会上，开展前一天，我对部门的工作做了详细的分工，包括几点到会场，在什么地方签到，怎么快速让记者入场休息，然后引入媒体间，有其中两个人负责展前媒体通报会，开幕式开始后，每人都去干嘛，然后下午怎么去协调媒体对企业采访。

面对突发事件，媒体邀约机构统一管理

展会也是一场比较灵活的活动，在展会媒体报道过程中会出现一些计划以外的事情，比如临时更换被采访人，活动流程临时发生改变或者是当天的记者有其他活动安排不能待全程等一些问题，这时就需要你临场处理，对于一些没有处理过媒体突发事件的一些人可能会显得有些吃力，所以跟媒体邀约公司合作，媒体邀约公司现场媒体执行经验丰富而且所有的媒体都是机构统一管理的也比较好协调，媒体管家拥有多年的媒体邀约和现场媒体服务经验可以很好的处理遇到的各种突发问题。

现场协调、商家采访工作细化

展会现场由于展商和参展的人很多所有展会比其他一般的新闻活动做好媒体接待更重要，一般展会要协调好媒体跟商家，提前跟商家定好媒体签到的时间采访的时间等然后再反馈到媒体老师这边，在现场要根据现场情况做好及时沟通跟调整如果是有的展商在忙可以先采访其他的展商或者是在这个展位参观的嘉宾，现场如果需要拍摄产品展示也要提前沟通好愿意出境的工作人员。

进博会媒体报道是非常重要的但是做好提前准备选择靠谱的媒体邀约服务公司也会达到一个事半功倍的效果。