对于一些大型公司来说，媒体招待会议或者新闻发布会是公司宣传以及推广的重要手段，而一般大型公司会将会议交给会议公司去安排，那么会议公司要安排好这个媒体招待会议，首先要知道如何处理与媒体记者的关系，对此湖南省会议接待服务中心结合自己的经验与大家分享一下如何开好媒体招待会的几点看法。

一、会议前媒体邀请

1、为了扩大论坛或会议的影响，会议公司一定要在会前主动联系媒体，公司需拿到一份受邀媒体单位的联络名单，然后逐个打电话确认他们是否出席。

2、会议公司需制作出详细的媒体回执表和签到表，一般来说确定要出席的，可以通过回执表、手机回复和邮件回复三种方式确认，如果是模棱两可的，会议公司可以等到会议召开一两天前再核实一遍，因为媒体预算很紧，会议公司务必每一个都要做到心中有数。

二、媒体招待会议前准备

1、到会议前一两天，这个时候公司需心细和多沟通。拿到媒体联系方式后，会议公司应立刻建一个通讯录，应包括姓名、性别、单位、电话和邮箱等内容且留着自己备份，方便公司在会务报到当天给媒体提前发短信

2、会议公司需打印3份签到表，一份呈送领导，以备领导查阅，另两份自备带到会议现场记录媒体签到情况。为什么是两份呢，这主要考虑到媒体集中报到时可以同时签到，避免在一块引起混乱。另一个就是要会议公司充分沟通，不然很容易造成资源浪费。

三、媒体招待会议中接待

1、媒体招待会议接待时，熟悉场地是必要的。在会议接待过程中，接待人员则要真诚、热心、换位思考，从记者的需要考虑，尽量为他们提供方便。

2、会务现场接待的另一个细节就是要耐心。接待人员与媒体打交道一定要有耐心，满足每个人不同的需要。会议期间，有些媒体会对有些公司或个人作专访，为配合媒体工作，接待人员应尽量帮他们安排好采访事宜，但如果媒体的专访对象不在会议邀请之列，则可以婉言拒绝。

四、媒体招待会议收尾

招待会催促媒体寄回有关会议报道的纸质材料或电视录像等视频资料。会议召开后，领导要求拿到媒体的报道材料，于是会议公司与媒体逐一联系，表明意图。一般情况下，媒体都会答应主办方的要求，把发稿的相关报道发到邮箱添加链接或者让纸媒把报纸、杂志寄送过来。当然，有些记者比较忙，可能忘记了这件事，这时，会议接待人员就要有耐心，多催促几次，直到拿到论坛相关报道为止。

媒体对于大型会议或论坛的宣传作用是任何媒介都无可比拟的，而与记者联系的过程的处理是影响媒体招待会议质量的主要因素，因此在与会议记者的沟通与联系时，应本着先紧后松、换位思考、有礼有节的思路，处理好与媒体的关系，为会议或论坛的宣传和后续工作打下良好基础。